20 وسيلة ممتازة لمساعدتك على تنظيم وقتك والمذاكرة لساعات اطول
 |
| 20 وسيلة ممتازة لمساعدتك على تنظيم وقتك والمذاكرة لساعات أطول |
مقالة رائعة من اشهر مجلات العالم مجلة Forbes الأمريكية عن تنظيم الوقت ستغير حياتك للأفضل
لدينا جميعًا 24 ساعة في اليوم. ولكن ، لماذا يبدو أن بعض الأشخاص قادرون على تحقيق أقصى استفادة من كل دقيقة من اليوم؟ صدق أو لا تصدق ، ليس لديهم القدرة على إبطاء الوقت. ومع ذلك ، فهم يعرفون كيفية إدارة وقتهم بشكل صحيح.
هل تريد أن تعرف كيف يمكنك أن تصبح خبيرًا في إدارة الوقت أيضًا؟ ابدأ باستخدام هذه النصائح العشرين فائقة القوة لإدارة الوقت.
1. إنشاء تدقيق الوقت.
عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت ، فإن الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك بالفعل. قد تعتقد أنك ترسل 30 دقيقة فقط على رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن في الواقع هذه المهمة هي التهام ساعة من يومك.
أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تنزيل تطبيق مثل RescueTime أو Toggl أو تطبيقي التقويم لتتبع كل ما تفعله لمدة أسبوع. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة.
2. تعيين حد زمني لكل مهمة.
لقد وجدت أن تعيين حد زمني لكل مهمة يمنعني من تشتيت الانتباه أو التسويف. على سبيل المثال ، إذا كنت أرغب في كتابة مقال لمدونتي ، فسأمنح نفسي ساعتين. لذلك إذا بدأت في الساعة 8 صباحًا ، أحاول كتابتها بحلول الساعة 10 صباحًا.
بطريقة ما ، تصبح لعبة.
نظرًا لأنني أضع مخازن مؤقتة بين المهام والأنشطة ، إذا لم أكمل المهمة في الوقت المحدد ، فلا يزال بإمكاني العمل عليها دون تناول الوقت المخصص لشيء آخر.
3. استخدم قائمة مهام ، ولكن لا تتخلى عن المهام.
"تتكون جميع الأهداف والمشاريع من أجزاء أصغر يجب إنجازها من أجل تحقيق الهدف أو إكمال المشروع. إنشاء قوائم مهام لكل هدف ومشروع ، مع سرد جميع الخطوات القابلة للقياس التي يجب تحقيقها ، "يقترح ويليام ليبوفسكي.
"بصرف النظر عن إبقائك مركزًا ، فإن هذا يحفزك أيضًا لأنك قادر على رؤية ما حققته بالفعل وما تبقى."
في الوقت نفسه ، ستحدث مقاطعات قد تمنعك من إكمال المهمة. يوصي ويليام بأن "تحرص دائمًا على العودة إلى هذه المهام وإكمالها بمجرد أن تتمكن من ذلك. قد يتطلب هذا منك تعيين حد لعدد المهام التي تعمل عليها في أي وقت ".
4. التخطيط للمستقبل.
أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هو الاستيقاظ بدون خطة لهذا اليوم. بدلاً من التركيز على ما يجب القيام به ، تتجول بلا هدف وتهتم بأمور تافهة.
لهذا السبب يجب عليك دائمًا التخطيط مسبقًا باستخدام أحد هذه الخيارات ؛
الليلة السابقة. قبل أن تغادر العمل لهذا اليوم ، اقض آخر 15 دقيقة في تنظيم مكتبك وتأليف قائمة بأهم أغراضك ليوم غد.
اول شيء في الصباح. خلال روتينك الصباحي ، اكتب 3 أو 4 الأمور الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية والتي يجب معالجتها اليوم واعمل على تلك التي تكون فيها أكثر إنتاجية.
5. قضاء فترة الصباح على MITs.
قال مارك توين ذات مرة: "إذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعًا ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعين ، فمن الأفضل أن تأكل أكبر واحد أولاً."
إجمالي؟ بالتأكيد. لكن النقطة التي كان Twain قد أوضحها أنه يجب عليك الاهتمام بمهامك الأكبر والأكثر صعوبة في الصباح ، والتي تعرف أيضًا بأهم مهامك (MITs) في اليوم.
هناك عدة أسباب تجعل هذه الخدعة فعالة في إدارة الوقت. بالنسبة للمبتدئين ، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في AM. لذلك من الأفضل معالجة هذه المهام عندما لا تكون مستنزفًا. أيضًا ، يمكنك استخدام هذا الشعور بالإنجاز للتغلب على بقية اليوم.
6. تعلم التفويض / الاستعانة بمصادر خارجية.
قد يكون التفويض والاستعانة بمصادر خارجية أمرًا صعبًا بعض الشيء. بالنسبة للبعض ، من الصعب السماح لشخص آخر بالقيام بعمل اعتاد القيام به. بالنسبة للآخرين ، ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر على إكمال مهام معينة.
الشيء هو أن التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية يوفران الوقت الحقيقي لأنه يقلل من عبء العمل - مما يعني أن لديك المزيد من الوقت لقضائه في مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل. إما تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق المؤهلين أو تعيين موظف مستقل متمرس. وإذا قررت القيام بتدريب داخلي ، فسيكون الاستثمار الأولي يستحق العناء في النهاية.
7. القضاء على نصف العمل.
كتب جيمس كلير: "في عصرنا الذي يتسم بالإلهاء المستمر ، من السهل جدًا تقسيم انتباهنا بين ما يجب أن نفعله وما يقصفنا به المجتمع".
"عادةً ما نوازن بين احتياجات الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني وقوائم المهام في نفس الوقت الذي نحاول فيه إنجاز شيء ما. من النادر أن نشارك بشكل كامل في المهمة المطروحة ".
أطلق واضح على هذا "نصف العمل" وهنا بعض الأمثلة ؛
أنت تكتب تقريرًا ، لكن توقف بشكل عشوائي للتحقق من هاتفك دون سبب.
أنت تجرب روتينًا جديدًا للتمرين ، لكنك تنتقل إلى برنامج جديد بعد يومين لأنك قرأت عنه عبر الإنترنت.
أثناء التحدث على الهاتف ، يتجول عقلك في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.
"بغض النظر عن مكان وكيفية وقوعك في فخ نصف العمل ، فإن النتيجة هي نفسها دائمًا: لا تشارك مطلقًا في المهمة المطروحة ، ونادرًا ما تلتزم بمهمة لفترات طويلة من الوقت ، ويستغرق الأمر عليك ضعف المدة لإنجاز نصف ذلك ، "يضيف كلير.
لقد وجدت Clear أن أفضل طريقة للتغلب على نصف العمل هي من خلال "تخصيص وقت كبير للتركيز على مشروع واحد والقضاء على كل شيء آخر". على سبيل المثال ، سيختار تمرينًا واحدًا وسيركز فقط على هذا التمرين أثناء التمرين. سيخصص أيضًا بضع ساعات لتكريس مشروع مهم ، لكنه سيترك الهاتف في غرفة أخرى.
"هذا القضاء التام على عوامل التشتيت هو الطريقة الوحيدة التي أعرفها للانخراط في عمل عميق ومركّز وتجنب الجلسات المجزأة حيث تقوم فقط بنصف العمل."
8. تغيير الجدول الزمني الخاص بك.
إذا كنت تقرأ هذه المقالة ، فمن الواضح أنك تريد اكتشاف بعض إدارة الوقت المفيدة - ويسعدني جدًا مساعدتك في ذلك. ولكن ، إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة الوقت ، فقد يكون الحل بسيطًا مثل تغيير جدولك الزمني.
على سبيل المثال ، بدلاً من النوم حتى 6:30 صباحًا ، استيقظ قبل ذلك بساعة. شخصيًا ، أجد أن الساعة 5:15 صباحًا هي أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم لأنها تمنحني الوقت لممارسة الرياضة والتخطيط ليومي وتصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج.
أيضًا ، ضع في اعتبارك الاستيقاظ مبكرًا في عطلات نهاية الأسبوع وربما قلل من كمية التلفزيون الذي تشاهده.
9. اترك وقتًا مؤقتًا بين المهام والاجتماعات.
قد يبدو الانتقال فورًا من مهمة أو اجتماع إلى آخر بمثابة استخدام جيد لوقتك ، ولكن في الواقع له تأثير معاكس. نحن بحاجة إلى وقت لتصفية أذهاننا وإعادة الشحن من خلال الذهاب في نزهة على الأقدام أو التأمل أو مجرد أحلام اليقظة. بعد كل شيء ، يمكن للدماغ البشري التركيز لمدة 90 دقيقة فقط في كل مرة.
بدون هذا الاستراحة ، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. يمكن أن تمنع جدولة وقت التخزين المؤقت التأخير في موعد اجتماعك التالي. أجد 25 دقيقة بين المهام والاجتماعات مقدارًا مثاليًا من وقت التخزين المؤقت.
10. كن منظمًا ومهمة واحدة.
يقضي الأمريكي العادي 2.5 يومًا كل عام في البحث عن عناصر في غير محلها. نتيجة لذلك ، ننفق أكثر من 2.7 مليار دولار سنويًا لاستبدال هذه العناصر. بدلًا من إضاعة الوقت والمال ، كن منظمًا.
ابدأ بالحصول على منزل لكل شيء والتأكد من إعادة العناصر إلى مكانها. مع نهاية اليوم ، قم بتنظيف مكان عملك وإنشاء نظام إدارة المستندات.
وابدأ في أداء مهمة واحدة. يستشهد معظم الناس بتعدد المهام باعتباره السبب الرئيسي وراء وضع العناصر في غير مكانها.
11. اتبع قاعدة 80-20.
"يشير مبدأ باريتو المعروف أيضًا باسم قاعدة 80-20 إلى أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الجهد المبذول. ويستخدم هذا بشكل شائع في المبيعات حيث أن 80٪ من المبيعات تأتي عادةً من 20٪ من العملاء" ، يكتب رينزو كوستاريلا في منشور تقويم سابق.
"عندما يتعلق الأمر بكيفية إدارة وقتك ، يمكن أيضًا تطبيق هذا المبدأ. 80٪ من نتائجك تأتي من 20٪ من أفعالك ".
يقترح رينزو أن تبدأ بالاطلاع على "جدولك الزمني أو قائمة مهامك كل يوم. من أجل البساطة ، حاول أن تنهي خمس مهام تحتاج إلى إنجازها. باستخدام هذا المبدأ ، يمكنك على الأرجح حذف غالبية العناصر في قائمتك. قد يبدو الأمر غير طبيعي في البداية ولكن العمل الإضافي سيحددك لزيادة الجهد في المهام الأكثر أهمية ".
12. استخدم تقويمًا عبر الإنترنت.
لطالما كانت التقويمات أداة أساسية لإدارة الوقت. ومع ذلك ، فقد نقلت التقويمات عبر الإنترنت هذا إلى المستوى التالي. وذلك لأنه يمكنك الوصول إليه من أجهزة متعددة ، وجدولة الاجتماعات والمواعيد بسهولة ، وإعداد التذكيرات ، وإنشاء مجموعات زمنية ،وجدولة الأحداث المتكررة.
أنا شخصياً أستخدم تقويم Google. أعتقد أنه الأفضل. لكن Outlook و Apple Calendar يعملان بشكل جيد أيضًا.
13. توقف عن الكمال.
عندما تكون منشد الكمال ، فلن يكون هناك ما هو جيد بما فيه الكفاية. هذا يعني أنك ستستمر في العودة إلى نفس المهمة مرارًا وتكرارًا. إلى أي مدى تعتقد أن يومك سيكون مثمرًا نتيجة لذلك؟
لذا ، توقف عن كونك مثاليًا. إنه غير موجود. افعل ما بوسعك وامضِ قدمًا.
14. فقط قل "لا".
أعلم أنك لا تريد أن تغضب أحداً. لكن يمكنك فقط التعامل مع الكثير. إذا كان لديك بالفعل لوحة كاملة ، فقم برفض دعوة العشاء أو مساعدة زملائك في مشروع حتى يكون لديك وقت فراغ.
15. غرس العادات الأساسية.
تشارلز دوهيج ، مؤلف كتاب "قوة العادة" ، صاغ مصطلح "العادات الأساسية". لكن ما هم؟ ببساطة ، إنها عادات يمكن أن تغير حياتك ، مثل ممارسة الرياضة ، وتتبع ما تأكله ، وتطوير الروتين اليومي ، والتأمل.
هذه العادات تحل محل العادات السيئة وتطلب عادات جيدة أخرى. نتيجة لذلك ، ستكون أكثر صحة وتركيزًا وأكثر ملاءمة لإدارة وقتك.
16. لا تضيع وقتك في الانتظار.
انا سوف اكون صادق. لا أطيق الانتظار. ليس الأمر أنني لست صبورًا. كل ما في الأمر أنني أعلم أن هذا هو الوقت الذي يمكن قضاءه بشكل أفضل في مكان آخر.
ومع ذلك ، بدلاً من تضييع هذا الوقت ، وجدت طرقًا لتحقيق أقصى استفادة منه. على سبيل المثال ، أثناء جلوسي في غرفة الانتظار ، سأقرأ كتابًا ملهمًا ، أو أستمع إلى بودكاست ، أو أخطط لمدونة قادمة.
17. العمل عن بعد.
هل تعلم أن متوسط الرحلة الأمريكية يزيد عن 26 دقيقة؟ ومما زاد الطين بلة ، أن التنقل اليومي أصبح أطول. أضف إلى الأعلى مقدار الوقت الذي يستغرقه الاستعداد ويمكنك بسهولة معرفة مقدار الوقت الضائع في الذهاب إلى العمل والعودة منه.
على الرغم من عدم إمكانية العمل عن بُعد لكل وظيفة ، إلا أن العمل عن بُعد حتى مرتين في الأسبوع يمكن أن يؤدي في النهاية إلى توفير عدة ساعات في الأسبوع.
18. ابحث عن الإلهام.
عندما أتجرأ ، أستخدم مصادر ملهمة مثل TED Talk أو السيرة الذاتية. إنها طريقة بسيطة لإعادة إشعال تلك النار لتحفيزي والعودة إلى المسار الصحيح.
19. مهمة مماثلة دفعة معا.
عندما يكون لديك عمل مرتبط ، اجمعهم معًا. على سبيل المثال ، لا ترد على رسائلك الإلكترونية ومكالماتك الهاتفية على مدار اليوم. حدد وقتًا محددًا للتعامل مع هذه المهام.
السبب؟ تتطلب المهام المختلفة أنواعًا مختلفة من التفكير. من خلال تجميع المهام ذات الصلة معًا ، لا يقوم عقلك بتبديل التروس - مما يعني أنك تقطع هذا الوقت في إعادة التوجيه.
20. أنجز أقل.
هذا تكتيك من ليو بابوتا. لقد بدأ مدونة Zen Habits وهي بالتأكيد لا بد من قراءتها. لذا ، ما الذي يجب أن يقوله ليو عن عمل أقل.
عمل أقل لا يعني أن "الأقل هو الأكثر". يعني "الأقل أفضل". يتم تحقيق ذلك من خلال التباطؤ ، وإدراك ما يجب القيام به ، والتركيز فقط على تلك الأشياء. بمجرد القيام بذلك ، اجعل كل عمل له قيمة. ونتيجة لذلك ، ستحقق المزيد من القيمة بدلاً من مجرد علف.
